Stabilność mimo zmiany

Biznes lubi stabilizację. Prostsze jest wtedy zarządzanie procesami i planowanie inwestycji. Ów porządek może jednak zaburzyć nawet najmniejsza zmiana w prawie. Tak się stało z początkiem roku, kiedy zaczęły obowiązywać nowe przepisy podatkowe, dostosowane do unijnych przepisów. Najważniejsza zmiana? W poprzednich latach termin oddania fiskusowi VAT był liczony był od daty na fakturze. Teraz — od dostarczenia produktu lub zrealizowania usługi.

— Dotąd sprzedawca mógł odprowadzić VAT z już uzyskanego przychodu. Dziś częściej będzie zobowiązany zapłacić fiskusowi, zanim odbiorca zapłaci za produkt lub usługę. To oznacza, że musi bardziej zadbać o swoją płynność finansową — tłumaczy Andrzej Pawlak, ekspert SAP w dziedzinie wdrożeń SAP Business One, oprogramowania klasy ERP (do zarządzania przedsiębiorstwem).

Dostosowywanie biznesu do regulacji prawno-podatkowych nie musi być czasochłonne i kosztowne dzięki ERP. Pod warunkiem, że pewne funkcjonalności już są w tym systemie.

System wszystko przewidzi

Legislacyjnych nowinek nie obawia się firma Marku, dostawca sprzętu i materiałów stomatologicznych. Bo — jak podkreśla Marek Krawczyk, jej właściciel i szef — każda trudność, która wynika ze zmian prawnych, może być okazją do usprawnienia biznesu. A pomocne są w tym technologie informatyczne.

Przez lata Marku korzystała z kilku „wyspowych”, czyli osobnych systemów. Wspomagały kilka procesów, ale nie integrowały najważniejszych dziedzin, m.in. zaopatrzenia, finansów i księgowości oraz sprzedaży. Te same dane należało wprowadzać do kilku baz. W rezultacie menedżerowie mieli mniej czasu na planowanie biznesu z wykorzystaniem kompleksowych i dokładnych informacji zarządczych. Poza tym narzędzia IT trudno było dostosować do zmieniających się przepisów prawnych i podatkowych. Kiedy w 2011 r. zapadła decyzja o zwiększeniu stawki VAT do 23 proc., w Marku uznano, że czas zastąpić dotychczasowe rozwiązania jednym zintegrowanym systemem, łatwo adoptowanym do nowych regulacji. We współpracy z firmą Altab przedsiębiorstwo wdrożyło oprogramowanie SAP Business One, które pozwoliło zintegrować gospodarkę magazynową, sprzedaż, zakupy, finanse i księgowość. Ponadto wspomaga zarządzanie relacjami z klientami i analitykę. No i miało funkcjonalności, które umożliwiały rozliczanie się według nowej stawki VAT. Równie łatwo i bez dodatkowych kosztów SAP Business One dostosowano do obowiązującego od 2014 r. wymogu rozliczania się z faktur w czasie liczonym od zrealizowania zamówienia.

— Nie musieliśmy kupować nowej wersji oprogramowania ani dokonywać skomplikowanych modyfikacji. Funkcjonalność, która pozwalała powiązać fakturę ze zdarzeniem gospodarczym, była już „zaszyta” w systemie — informuje Marek Krawczyk.

Jak wyjaśnia Andrzej Pawlak, jeśli odpowiednie funkcjonalności są w systemie, wystarczy prosta parametryzacja. Jako przykład wskazuje właśnie zmianę przepisów o VAT. Koncernu SAP nie zaskoczyła, bo modyfikacje w systemie spółka uwzględniła już w 2008 r., kiedy wprowadzono unijną dyrektywę obligującą państwa członkowskie do rozliczania się według nowych zasad. Podobnie — podkreśla — jest z wieloma innymi polskimi regulacjami, np. z wprowadzaniem nowych stawek VAT lub zmian w obsłudze podatku VAT dla nowych grup towarów. Z wyprzedzeniem i w coraz większym stopniu są one wymagane przez UE.

— Dlatego firmy powinny się upewnić, czy system, który chcą wdrożyć, jest na bieżąco aktualizowany przez dostawcę wraz ze zmianami w unijnych przepisach. Jeśli tak, to późniejsze koszty dostosowania ERP do polskiego porządku prawnego będą niższe — mówi Andrzej Pawlak.

Elastyczność zawsze i wszędzie

Także użytkownikom systemów Microsoft Dynamics (AX i NAV) nowelizacje ustawy o VAT nie spędzają snu z powiek. Producent oprogramowania też przewidział takie modyfikacje przepisów. I można przypuszczać, że niebawem wszystkie narzędzie ERP będą dostosowane do nowości prawnych i podatkowych.

— Trudno wyobrazić, że przepisy się zmieniają, a system wsparcia zarządzania w firmie na to nie reaguje — mówi Janusz Małgorzaciak, ekspert rozwiązań ERP w dziale aplikacji biznesowych Microsoft Dynamics w polskim oddziale Microsoftu.

Dodaje, że rozwiązania IT dla biznesu muszą być nie tylko wydajne i stabilne, ale też przyjazne w obsłudze i elastyczne. Przez elastyczność rozumie zaś łatwe dostosowanie do wszelkich zmian — legislacyjnych, fiskalnym, rynkowych czy w stylu pracy.

— Przykładem może być mobilność, która nie oznacza już tylko przenośności urządzenia, ale dostęp do firmowych zasobów i danych z każdego miejsca i systemu. Narzędzia wsparcia dla biznesu muszą podążać za takimi zmianami — dodaje Janusz Małgorzaciak.